Att lyckas med förändrings- och utvecklingsuppdrag

Att leda och driva verksamheter framåt innehåller alltid portioner av förändrings- och utvecklingsuppdrag. En förändring kan handla om att införa nya arbetssätt och metoder som helt eller delvis ska ersätta tidigare. Det kan handla om att genomföra en större eller mindre omorganisation, förändringar i strukturen eller kulturen, avveckla eller öppna nya verksamheter, minska eller öka bemanningen i ett område eller att samarbeta på ett annat sätt än tidigare och med andra interna och externa aktörer. Samtliga utvecklingsuppdrag utgår oftast från målsättningen att utveckla och bli bättre på något eller att bli mer kostnadseffektiva och lönsamma.

Många större förändringsarbeten når inte ända fram till mål. Studier visar också att ungefär 20-30 % lyckas med sina förändringsuppdrag. Jag är inte förvånad. Förändring tar tid och det är inte ovanligt att organisationer bär en lång historia av flera uppstarter av olika typer av förändringsuppdrag som efter en allt för kort tid förkastats och ersatts av nya, bland annat på grund av uteblivna resultat. En del organisationer pratar om att införa förändringar, men kommer aldrig till skott. Vad beror dess utfall på och hur påverkas ledare, medarbetare, andra berörda och verksamheter av det?

Stora och omfattande förändringar tar tid och i många fall mer tid än vi tror, vill, har eller får. Det är vanligt att strategiska planer tas fram med ett tydligt VAD som ska förändras och i vissa fall även HUR och VARFÖR en förändring behövs. Så långt är processen ok. Det många missar är att ovan behöver brytas ner till beteenden på en konkret och operativ nivå. Vad innebär VAD:et i den praktiska vardagen, där förändringen ska ske. Vad ska vi och jag börja med, sluta med, göra mer eller mindre av och göra i stället för att uppnå VAD:et och målen? När ska förändringen ske, vem ska göra vad, har vi rätt förutsättningar för att göra det "nya" och vad är nyttan för mig som enskild medarbetare, verksamheten och andra. Det är rätt många frågor som behöver besvaras för att medarbetare, ledare och andra berörda ska känna sig motiverade och trygga samt vilja följa med på resan. Dessutom går människor i olika takt. En del står längst fram på barrikaden och hejar på, medan andra sitter på bänken och behöver fler svar på sina frågor. Några har tagit ett steg framåt och tester det nya, osäkra men redo att prova. Några har inte bestämt sig än eller vill inte vara med. Så här kommer det se ut i en arbetsgrupp, ledningsgrupp och för att inte tala om en hel organisation som ska förändras. Människor i organisationen kommer att befinna sig i olika faser i processen. Det är därför det tar tid, innan något nytt har etablerats och blivit en del av ert vardagliga arbetsätt. När medarbetare, ledare och andra berörda involveras i arbetet ökar sannolikheten för att lyckas samtidigt som motståndet minskas. En tydlig planering och struktur som utgår från gemensamma och delade målbilder är helt nödvändigt. Fuskar man här, kommer arbetet att försvåras och kräva betydligt mer tid och resurser. 

Samtliga förändringar, små som stora, skapar initialt grader av osäkerhet, oro och andra reaktioner hos ledare, medarbetare och andra som på ett eller annat sätt är berörd av förändringen. Att reagera är mänskligt och helt naturligt i dessa sammanhang. Reaktioner uppstår när en förflyttning ska göras från ett bekant läge till ett nytt läge. Vår hjärna vill undvika allt som är obekvämt och farligt och trivs bäst i bekanta trygga vanor och rutiner. Prova gärna att borsta tänderna med den andra handen, innan du går och lägger dig i kväll. Enkelt...nej! Under flera år har du använt en hand och det har blivit din vana, något som är naturlig och bekvämt och det gillar vår hjärna. För att bli lika bekväm med den andra handen, behöver du dagligen och under en längre period använda den istället. Innan du är där, kommer det kännas bökigt, knöligt och ovant. Det är lätt att välja och återgå till den "vanliga" handen, det bekväma. Till det valet bygger vi gärna upp en rad argument för att stanna i det bekväma och så länge den rutinen fungerar, kommer det krävas rätt mycket innan den byts ut.

När ett flertal förändringsarbeten sätts igång och för tidigt avbryts eller när det "pratas om" att göra förändringar men inget sker ökar risken för att skapa förändringströtthet, uppgivenhet och misstro i en organisation. Därav är det viktigt att planera all typ av förändring noggrant, sjösätta dem och leda dem ända fram till mål och givetvis fira alla små och stora framgångssteg som tas i processen. Att lyckas med utvecklingsarbeten skapar positiv energi och upplevelser, förutom goda resultat. Dessutom får du vältränade medarbetare och ledare med en nyfikenhet och mod att fortsätta förbättra och utveckla.

Vill du fylla på din verktygslåda med mer kunskap om hur man lyckas med förändrings- och utvecklingsarbeten, har du chansen på onsdag den 28/8 kl. 8:00-9:00 samt 27/11 en heldag, vid Luleå Science Park. Anmälan görs via Luleå Science Park. Varmt välkommen!