Behöver du hjälp att prioritera och planera?

Hur prioriterar, planerar och genomför du ditt arbete? En del av er har redan ett välfungerande arbetssätt, medan andra inte riktigt än har hittat en hållbar metod. Så här kommer en metod som är både effektfull, hjärnsmart och välbeprövad.

Matrisen i bilden är inte ny. Den är enkel och fungerar riktigt bra när du behöver stöd i att prioritera bland dina uppgifter. Utgå från den, aktuella delmål och mål i verksamheten samt nedan:

• Har jag tillräckligt med information för aktuell uppgift, för att kunna genomföra den eller göra rätt prioritering? Om nej, vad behöver jag veta och vem kan svara på det? Exempelvis deadlines, omfattning och liknande. Hämta in information du behöver!
• Hur viktig och brådskande är aktuell uppgift? För vem är uppgiften viktig eller brådskande och varför är den det? Kom ihåg att en uppgift som är brådskande inte är detsamma som viktig! Däremot tenderar vi att tänka att det som är bråttom eller blir det också är viktigt.
  
• I förhållande till andra uppgifter, hur viktig är uppgiften? Om uppgiften inte är viktig, ska eller måste den genomföras?
  
• Är det jag som chef som ska utföra uppgiften? Om ja, prioritera. Om nej, delegera, helt eller delvis, till en medarbetare som ges möjlighet att utvecklas i sitt uppdrag eller på ett bättre sätt kan lösa den. Våga ge makt till andra!
  
• När du prioriterat dina uppgifter, gör en bedömning av hur lång tid varje uppgift tar att genomföra. Planera in och avsätt tid i kalendern. Större uppgifter som tar längre tid, kan fördelas på fler dagar.
  
• Välj ut tre uppgifter som är viktigast att börja med. Var beredd på att du vill välja det som är roligt före det som inte är det, så ta tag i surdegen först! Om du har en "att göra lista", lägg undan den så att du enbart ser tre uppgifter.
• Städa bort allt "brus" som riskerar att väcka lusten att vända bort fokus från uppgiften. Ja den lusten kommer du att möta. Så stäng av och lägg bort ljud och aviseringar från mobil och e-post och städa bort allt onödigt från skrivbordet. Sätt gärna en lapp på dörren "fokustid pågår - stör ej", så att andra vet att du vill och behöver arbeta ostört. Respektera andra som gör detsamma.
  
• Genomför en sak i taget, från start till mål.
  
• Vid längre uppgifter ställ en timer på 20-25 minuter för "görandet", ta en hjärnpaus på ca 2-5 minuter. Återgå till uppgiften och fortsätt ytterligare 20 minuter innan nästa paus, tills uppgiften är klar. Genom det håller du koncentrationsförmågan på topp.
• Ta dina raster, tumma inte på dem.
  
• När du är klar, bocka av genomförda uppgifter från "att göra listan". Ta fram tre nya.

När du följer upp ditt arbetssätt, kan du utgå från matrisen för att se i vilka fält du ägnar mest tid. Utifrån din utvärdering, i vilka fält ägnar du mest och minst tid, vad beror det på, behöver du göra förändringar, vilka? En hint, det är klokt att ägna tid till uppgifter som är viktiga, utifrån ditt uppdrag och mål i verksamheten.

Om ovan metod är ny för dig, helt eller delvis, och du vill prova den. Kom ihåg att alla förändringar tar det tid att implementera. Under resan kommer du att brottas med dragkampen mellan befintliga vanor och nya, fram till det nya ersatt tidigare. Den kampen är tuff och ansträngande, så det ska jag inte försköna på något sätt. Du kommer att tvivla och ställa frågan varför gör jag det här, inte bara en gång utan flera gångar. För att lyckas behöver du bestämma dig, göra en plan för hur du ska göra, vara beredd på kampen och hur du ska tackla den, börja göra, hålla i och hålla fast vid ditt beslut och görandet, följa upp samt fira små och stora framgångar, ända in i mål. Du fixar det, om du vill!