Dags för utvecklings- och lönesamtal! 

Många chefer genomför sina utvecklings- och lönesamtal i början av året. Ett eller två samtal som genomförs vanligtvis en gång per år. En del kör båda samtalen vid ett tillfälle, efter varandra, medan några kör två separata samtal. Det första samtalet brukar vara framåtsyftande och kopplat till en utvecklingsplan som tas fram, medan lönesamtalet fokuserar på den prestation som varje medarbetare uppbådat i sitt uppdrag, det senaste året. Prestationen ligger sedan till grund för eventuellt lönepåslag, i de fall individuell lön används. I båda samtalen ligger verksamhetens mål, vision, värdegrund, lönekriterier, medarbetarens uppdrag och andra styrande riktningar till grund för samtalen. Så långt, inga konstigheter eller?

Oavsett om chefer kör ett eller två samtal per år, går det 364 dagar mellan varje tillfälle, om inga uppföljande samtal genomförs under året, vilket är det vanliga. En viktig fråga poppar upp: Utifrån allt vi känner till om beteendeförändringar, motivation, prestation och utveckling, är det tillräckligt med den frekvensen? Svaret är enkelt: NEJ! Egentligen kan man ställa sig ytterligare en fråga: Vem har beslutat att en gång per år är riktmärket? Det är en rekommenderad miniminivå för samtliga arbetsgivare, men som många har tolkat som en regel. Det är egentligen inte så konstigt att, varje gång ett samtal ska genomföras, är både chefer och medarbetare otränade och stressade inför dem. Det är också rätt vanligt att ingen av er kommer ihåg vad ni pratade om sist, det kan låta ungefär så här: "just ja....det beslutade vi då och skrev in i planen.....hm, ja det var ju bra...hm, men nu när jag tänker efter, så har jag nog arbetat med det......" Samtalets effekter och planen har mer eller mindre varit ett dött material under hela året. I värsta fall upplevs samtalen som ett ont måste av båda parterna, som dessvärre kan färga samtalets genomförande och utfall. I dessa fall kommer inte samtalen upplevas som viktiga eller betydelsefulla för någon av er. Ingen ser helt enkelt nyttan med dem och frågan är om samtalet överhuvudtaget är det.

Varför är då dessa samtal viktiga och vilken nytta kan de ge, om de genomförs på ett bra och genomtänkt sätt? Syftet med samtalet är att se och bekräfta enskilda medarbetare och deras behov, prestationer och utveckling. Ett samtal där medarbetaren är i huvudfokus. Samtalet syftar även till att förstärka relationen och samarbetet mellan dig och medarbetare och där du som ledare har goda möjligheter att ge kontinuerlig feedback, utmana och stötta och hjälpa dem i sina uppdrag, utifrån det stöd de har behov av. Oerhört viktiga samtal som behöver förberedas och genomföras kontinuerligt under året. Min rekommendation är minst en gång i månaden, helst varannan vecka. Japp, du läste rätt, helst varannan vecka.

Jag skulle även döpa om samtalen till uppföljnings- och feedbacksamtal, vilket sätter ett tydligare fokus på syftet. Till grund finns den utvecklingsplan som tagits fram och som löpande följs upp. Planen blir således ett levande material som revideras och uppdateras utifrån medarbetarnas framsteg. Istället för en gång per år, får varje medarbetare löpande feedback av dig. De blir sedda och bekräftade och därmed höjs bland annat motivation, trivsel, trygghet och arbetsglädje. När det är dags för ev lönepåslag har du och medarbetaren välgrundade underlag som tydligt beskriver aktuella prestationer. Lönesamtalet blir således ingen större överraskning i och med att ni redan pratat om prestationen regelbundet under året. Enkelt, japp det är det. Dessutom blir ni vältränade på att möta och ha dialog med varandra.

Så här kan du göra:

1. Planera in kontinuerliga samtal under året i kalendern, minst en gång i månaden och gärna varannan vecka. Avsätt tillräckligt med tid för varje medarbetare. Du kan markera vilket av samtalen under året som har mer fokus ny lön. Boka in tider, lämplig plats och kommunicera ut det samt syftet med samtalen till dina medarbetare. Skicka även den mall som samtalen utgår ifrån, så att både du och medarbetare kan förbereda er inför varje samtal. Ni kan med fördel genomföra samtalen under walk and talk, utomhus. Summering och avslut kan göras inomhus.
   
2. Innan varje samtal, förbered dig. Till exempel: Vad har du noterat för utveckling sedan sist och vilken konkret feedback ska du ge och hur ska den ges? Fokus ligger på beteenden i alla lägen och positiv  feedbacken. Det ger nämligen bäst effekt. Självklart ska du ge konstruktiv feedback, när det är aktuellt.
   
3. Finns ingen konkret utvecklingsplan, börja med att ta fram en till varje medarbetare vid första samtalet. Även här fokus på beteenden: göra mer eller mindre av, börja eller sluta med, göra istället och fortsätta med, kopplat till smarta mål och delmål.
   
4. I slutet och innan varje samtal avslutas, utvärdera samtalet tillsammans. Genomför förändringar när det behövs.
   
5. Efter varje samtal, reflektera över din egen insats och samtalets resultat och gör noteringar samt förändringar vid behov.
   

Det är sannerligen dags att skrota "en gång per år" samtalen och införa kontinuerliga effektfulla samtal "se och bekräfta" under året istället. Låt det bli en ny regel. Ja men tiden då......tänker någon....hur ska jag har tid med det? Ja det svaret är enkelt och besvaras bäst med några frågor: Handen på hjärtat, hur ofta ser och bekräftar du dina medarbetare idag och hur behöver du leda dem och verksamheten på bästa sätt för att nå era mål? Hur planerar du ditt ledarskap och därmed din tid? Vill och behöver du göra en förändring, behöver en förändring genomföras. Ditt ledarskap börjar med dig, ingen annan!