Krisledning - Hur gör du?

I nuläget arbetar många ledare för fullt med krisledning, både på lokal och central nivå, där flertalet samhällsaktörer samverkar för helhetens bästa. Många stora organisationer som statliga myndigheter, kommuner, regioner har sedan tidigare kris- och beredskapsplaner för den här typen av händelser. I många fall har ledare, med viss regelbundenhet även övat utifrån fiktiva situationer. Trots det känner många sig ringrostiga eller osäkra, när läget är skarpt. Nu är det på riktigt och alla beslut och åtgärder som tas är viktiga och får konsekvenser för människor. Det är också nu ledarskapet prövas och behövs som mest.

Flertalet företag saknar en beredskap och strategisk plan för olika typer av krissituationer. Utifrån det vill jag bidra med tips på hur ni kan orientera er i det som händer nu. Tipsen nedan riktas främst till chefer och ledningsgrupper.

• Ytterst ansvarig chef samlar ledningen inom företaget och aktiverar beredskaps- eller krisledning. 
• Fördela roller och ansvar i grupper utifrån vad som behövs i ert arbete. Det kan vara roller som: Krisledare som tar beslut, en som dokumenterar (skriver logg), en som samordnar er kommunikation, en som samordnar logistik och service, en som samordnar lägesbild, en som samordnar analys och planering, en som samordnar HR-frågor, en som samordnar samband och teknik, en som samordnar externa kontakter som kunder och samarbetsaktörer.
• Kartlägg aktuell situation utifrån faktabaserade uppgifter. Vilka problem, risker, konsekvenser, behov, lösningar och åtgärder finns och är lämpliga, för att minska eller undvika negativa konsekvenser. Glöm inte att tänka större än ert företag. Inkludera även perspektiven: kunder och samarbetspartners. Eventuellt kan en del lösningar kräva helt nya kontakter.
• Skriv ner kartläggningens resultat och mål i en konkret, tydlig och tidsstyrd handlingsplan, som ni kontinuerligt följer upp och reviderar, utifrån situationens händelseutveckling. I den ska det tydligt framgå vem som gör vad. I planen gör ni även prioriteringar av de åtgärder som beslutats och ska genomföras, utifrån den riktning ni valt. Vilka är viktigast att börja med direkt och vilka kan vänta tills situationen förändrats. Till exempel, när ni drabbas av hög och långvarig sjukfrånvaro, behöver ni kanske styra om era anställda till era viktigaste uppgifter och tillfälligt pausa andra, för att få verksamheten att fungera. Har ni det omvända, en överkapacitet av personal i förhållande till bokningar och intäkter, behöver ni ställa om och hyra ut personal, till andra företag, alternativt varsla dem. Förslagsvis tar ni fram en kontinuitetsplan över er bemanning så att ni kan och orkar hålla verksamheten i gång över tid. I den framgår vem som ersätter vem, vid frånvaro.
  
• Utgå från olika perspektiv i handlingsplanen, för att arbeta så strategiskt och förebyggande utifrån förändrade behov och åtgärder. Gör prognoser på kort och lång sikt, utifrån olika scenarion. Utgå även från olika tidsskeenden, förslagsvis: Nuläget och närmaste tiden, när situationen blir värre, när situationen håller på att lugna sig, när situationen passerat och tiden efter det.
  
• I handlingsplanen planerar ni även er kommunikation till berörda, exempelvis styrelsen, underställda chefer och medarbetare, kunder och samarbetspartners. I vissa fall är det klokare att ta fram en separat kommunikationsplan. Besluta er för vem, vad, varför, hur, på vilket sätt och när kommunikation ska ske samt i vilka kanaler eller forum.
  
• Viktigt att ni har dialog med och ger anställda löpande information samt delger dem aktuella beslut som tas, så att de ges möjlighet att vara delaktiga genom att lyfta upp frågor, förslag och farhågor. Förslagsvis kommunicerar ni dagligen vid en fast tidpunkt till berörda, med syftet att trygga och lugna. Var öppna och ärliga, med det ni vet och inte. Berätta om innehållet i handlingsplanen och hur ni ska kommunicera så att berörda får kännedom om vilka åtgärder som kan bli aktuella framöver. Genom det skapar ni framförhållning och förutsägbarhet. Det skapar också lugn och trygghet samtidigt som det minskar spekulationer och onödig oro.
• Genomför regelbundna avstämningar och uppföljningar, i krisledningsgruppen, fysiskt eller digitalt, så länge situationen kräver det. En del ledningsgrupper genomför uppföljning en till två gånger dagligen och tillsätter extra träffar när situationen hastigt förändras. En del sitter i krisledning hela tiden och fram tills situationen löst sig eller gått över. I dessa fall behöver ni ta fram en planering för att avlösa varandra så att vila och återhämtning möjliggörs. Extra viktigt att vara noga med det, så att ni var och en orkar, kan ta kloka beslut och prestera på bästa sätt.
  
• När ni träffas, stäm även av hur ni mår och hur situationen påverkar er i rollen och som människa, samt vilket stöd ni som chefer och medarbetare behöver.
  
• Håll er informerade om förändringar och nya direktiv gällande situationen, så att ni löpande har aktuell information och kan anpassa och vidta åtgärder, när det behövs.
  
• Dokumentera beslut, åtgärder och andra viktiga händelser i en logg, så att ni kan följa ert arbete och händelseförlopp. Det underlättar er analys under arbetet.
• När krissituationen är över, blicka tillbaka på hela processen utifrån er logg, från start till mål, med syftet att lära er. Summera och utvärdera: Vad gjorde vi bra, vad kan vi göra annorlunda, vad fungerade mindre bra och vad kan vi lära oss av det?
• Utifrån er analys och lärande, ta fram en strategisk plan eller uppdatera befintlig för kommande krissituationer som ni kan aktivera, nästa gång det behövs.

Ha "is i magen" och håll dig lugn, kan vara lättare sagt än gjort. Lyssna till dina reaktioner, hantera dem samt förbered dig innan du går ut och leder andra. Dina reaktioner är mänskliga och naturliga. Ta hjälp om du behöver det. När du är lugn, trygg och stabil förmedlar du också det till andra. Det är extra viktigt när du ska kommunicerar tydliga och tuffa beslut eller negativ och allvarlig information. Om du påverkas starkt av egen stress och oro, be någon annan kommunicera ut budskapen. Självklart kommer du att pendla i ditt mående precis som alla andra, därav extra viktigt att vara lyhörd och hjälpas åt, när det behövs. Ni har ett viktigt uppdrag, att klara av att leda på ett tydligt, lyhört, tryggt och lugnt sätt, i en tid av stora icke önskade förändringar och konsekvenser. Det är nu ledarskapet behövs som mest!