Så arbetar du med strategisk kommunikation!

19.05.2019

Förra veckan skrev jag om vikten att planera sin dagliga kommunikation så att tiden används till rätt saker och på bästa sätt. I dag vill jag lägga extra fokus på den taktiska, strategiska och proaktiva kommunikationen som kopplas till er vision, mål och utvecklingsuppdrag samt till händelser som kan påverka ert varumärke och förtroendekapital.

Det är viktigt att planera verksamhetens kommunikation, både på kort och lång sikt. Skälet till det är att kommunikation är verktyget som guidar er framåt i den riktning som ni beslutat. Genom att berätta om vart ni är, vart ni ska, varför ni ska dit och hur ni tillsammans ska ta er dit hjälper ni medarbetare, chefer, medborgare/kunder att se och dela samma bild. Det skapar bland annat engagemang, delaktighet, trygghet och tydlighet. Genom löpande återföring om ert nuläge och hur långt ni har kommit, säkerställer ni att resan går som ni tänkt samtidigt som den röda tråden över tid blir tydlig. Genom det undviks upplevelser som "tvära kast", "vad hände", "vart kom det där ifrån" som är en konsekvens av bristande kommunikation.

Nedan kommer tips på hur ni kan arbeta med taktisk och strategisk kommunikation:

  • Samla samtliga som är berörda av er taktiska och strategiska kommunikation. Har ni en kommunikatör är det toppen. Den rollen kan med fördel samordna hela arbetet. Om inte, utse vem som tar ansvar för samordning och uppföljning.
  • Lägg upp alla aktuella och framtida utvecklings- och förändringsuppdrag samt mål på bordet. Ta fram tydliga tider för start, delmål och när varje uppdrag beräknas vara klart. Ta även fram: vad/mål, varför, när, hur, vem samt förväntade resultat. Dessa bygger grunden i er kommunikation.
  • Sammanställ ovan i en kommunikationsplan, gärna i prioriterings- och tidsordning. I det här fallet kan planen med fördel sträcka sig från ett till fem år framåt. Ni kan använda exel, word eller annat program som fungerar bäst för er.
  • I planen ska det framgå vilka metoder och kanaler ni ska använda samt om kommunikationen ska ske internt, externt eller både och samt vilken målgrupp som är aktuell. Ni behöver även besluta vem/vilka som ska kommunicera samt vad, vid de olika tillfällena.
  • Jag rekommenderar er att genomföra en risk- och konsekvensanalys innan varje kommunikationstillfälle, för att vaskar fram eventuella konsekvenser som bör hanteras i er kommunikation. Öppenhet rekommenderas.
  • Delge kommunikationsplanen för berörda chefer och medarbetare. Involvera och inhämta input regelbundet. Kom ihåg att ni tillsammans är verksamhetens varumärke, utåt och inåt.
  • Genomför kommunikation enligt era förberedelser och plan.
  • Följ upp planen regelbundet, förslagsvis en gång i månaden. Revidera och uppdatera vid behov. Genom det säkerställer ni att ni genomfört det som planerats samtidigt som ni fångar upp resultat och effekter samt nya områden som ska kommuniceras. Avsätt tid för analys, diskussion och lärande.
  • När ni lyckas, fira ert goda arbete och resultat!
När ni har händelser i er verksamhet som kan påverka ert varumärke och förtroendekapital är det klokt att vara så ärlig och öppen som möjligt med det som inträffat. Alla försök till att dölja sanningen kommer enbart att skapa misstänksamhet och spekulationer. Stå hellre för det som inträffat och berätta om vilka åtgärder ni ska vidta för att det inte händer igen. Vi är alla människor och det innebär att vi brister och gör misstag, även när vi vill väl. Det viktiga är att vi tar ansvar, lär oss och gör om och gör rätt. Det skapar förtroende och förståelse.


Lycka till med er strategiska kommunikation och kom ihåg att du alltid är i sändning!

Share