Tio hjärnsmarta tips - enkelt, börja idag!

För många år sedan kom de första artiklarna om hjärnans kapacitet i förhållande till krav och förutsättningar på arbetsplatser och i ledarskapet. Jag minns att jag var rent lycklig över att det äntligen kom i fokus. Nya begrepp som mental ergonomi och neuroledarskap växte fram och spreds. Efter det har flertal artiklar och forskning förstärkt de första rönen. Vi människor är fantastiska på många sätt och vi har otroliga förmågor men också begränsningar. Kunskap om hjärnans kapacitet bidrar till att vi kan arbeta betydligt smartare än tidigare, inte enbart i teorin utan i vår praktiska vardag, både privat och i arbetslivet.

Genom att arbeta hjärnsmart skapas en balans som får oss att må bättre samtidigt som vi presterar och levererar goda resultat. Råder det obalans ökar risken för det motsatta med en stressnivå som söndrar mer än det gynnar. Självklart behöver förutsättningar och resurser anpassas till människans och hjärnans kapacitet. Hjärnsmarta arbetssätt behöver också sanktioneras i organisationer så att medarbetare och chefer får använda metoderna. Det bästa vore om de användes som en del av verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete som syftar till att skapa hållbara och välmående verksamheter. Utifrån mitt perspektiv är det att arbeta hälsofrämjande och förebyggande på riktigt.

Här kommer några förslag på hjärnsmarta metoder som ni kan omsätta i praktiken. Jag har sedan länge använt och använder dem i min vardag och vet att de fungerar. Är du chef, var en god förebild och använd dem samt uppmuntra chefer och medarbetare att göra det samma. Gå från ord till handling, det är då det skapas effekter och resultat.

Tio hjärnsmarta tips:

1. Börja med att skapa samsyn om hur ni ska arbeta hjärnsmart i er verksamhet. Det kan till exempel vara att alla avsätter tid före och efter möten, för att förbereda sig eller för uppgifter som delegerats från möten. Bestäm även hur ni ska använda e-post och telefon så att ni är överens om era arbetssätt. Super viktigt! Förslagsvis kan ni ta beslut om att ingen skickar e-post efter lunch på fredagar, om ni har kontorstid måndag - fredag. Det aktiverar enbart mottagaren som håller på att avrunda sin vecka, ofta på grund av att avsändaren vill tömma sin "att göra lista". Det är ingen lyckad kombination. Ta även beslut om att ingen skickar e-post sent på eftermiddagen eller efter kontorstid. Genom det respekterar ni er och andras arbetstid och fritid. Ni kan även komma överens om att ni läser och svarar på e-post varje morgon mellan 8:00-9:00. Detsamma kan ni göra med er tillgänglighet via telefon. Resterande del av er arbetstid ägnas till andra uppdrag, som ledarskap där ni behövs som mest. Genom ovan beslut slipper ni titta i telefonen eller e-posten stup i kvarten, det mår hjärna bra av. De flesta av er jobbar inte i en akutverksamhet likt ambulans, räddningstjänsten eller polisen som rycker ut på akuta uppdrag delar av sin tid. Det innebär att det finns goda förutsättningar att bygga bort onödig stress i era verksamheter, genom god planering, framförhållning, gemensamt arbetssätt, helt enkelt genom hjärnsmarta metoder. I vissa uppdrag finns det uppgifter som behöver fixas med kort varsel. Avsätt tid i kalendern så har ni skapat tid och utrymme som behövs för att lösa det. Genom det minskas onödig stress.
   
2. Har du ingen "att göra lista", skapa en så att du samlar ihop uppgifter som du ska utföra. Utifrån din lista, välj ut tre uppgifter som du skriver på en lapp som är synlig för dig. Lägg undan listan så att du enbart ser tre uppgifter som du valt. Tips, börja med surdegen, du vet, den som du alltid skjuter framför dig. Jag lovar, du kommer att vara extra nöjd när du är klar med den. Börja med en uppgift och gör en sak i taget, från början till slut. När du är klar med uppgifterna, väljer du ut tre nya från listan, utifrån prioriteringar som du gjort. Är du chef, gå igenom din lista och se om det finns uppdrag som du med fördel kan delegera till någon annan som växer av ansvaret och förtroendet och dessutom bättre kan lösa uppgiften.
3. Sätt telefon på ljudlöst läge eller varför inte i en låda så att du slipper se den, under tiden du arbetar med andra uppgifter. Genom det undviker du att få signaler på att det händer något i din e- post, sms och annat. Låt din nyfikenhet och fokus riktas till det du håller på med i stället. Vår hjärna mår bra av att fokusera på en uppgift i taget.
   
4. Om du arbetar med en uppgift i datorn, stäng din e-post, utifrån samma syfte som ovan.
5. Använd fokustid och hjärnpauser. Sätt upp en lapp på din dörr där det står: "Fokustid pågår - stör ej". Det innebär att du arbetar med uppgifter på din lista och ska arbeta ostört. Ställ tidtagning på 20 minuter och när den ringer, ta en paus. Ta en promenad i korridoren eller gå ut. Gå tillbaka till uppgiften och ställ klockan på ytterligare 20 minuter, upprepa tills uppgiften är klar. Det är ungefär så länge vi orkar koncentrera oss innan vi behöver en paus. Det är viktigt att din fokustid respekteras så att du får arbeta ostört. Varje störning, exempelvis att någon kommer in på rummet eller att du tittar i din e-post, medför att det tar upp till 15-20 minuter för dig att komma tillbaka till uppgiften. Det är ett ansträngande moment för vår hjärna.
6. Avsätt tid för reflektion. Se tidigare blogginlägg om reflektionstid.
7. Ha roligt på jobbet - bowla i korridoren, hitta på bus, sätt lappar med positiva budskap på varandras dörrar eller skrivbord. Glädje, skratt och gemenskap får oss att slappna av och att trivas tillsammans. Varför inte införa succéfika varje fredag som Sundbybergs mottagningsenhet gjort, med positiva resultat och effekter. Under fikat ger de varandra positiv feedback, bjuder på egna framgångar och firar dem tillsammans. Hjärnan mår gott i socialt trivsamma och trygga miljöer och mår betydligt sämre i miljöer som präglas av det motsatta.
8. I slutet av dagen och innan du går hem, summera aktuell dag och planera morgondagen. Genom det slipper du ta hem arbetet. Det här kan du göra under en "walk and think runda" utomhus. Efter promenaden, skriv ner morgondagens planering på kontoret, gå hem och var nöjd över dagens insats. Slå av arbetsmobilen, du är på väg hem till fritid och familjen.
9. När du kommer hem lägg bort arbetsmobilen och datorn så att du skonar din nyfikenhet från inkommande e-post och annat. Du är ledig och det är också din chef, kollegor och medarbetare. Respektera din och andras tid. Om du som chef visar att du är mån om din fritid och uppmuntrar andra till att göra det samma, blir det lite märkligt om du i praktiken gör något helt annat, t ex skickar en mängd e-post och uppdrag en söndag kväll. Det finns en funktion i din e-post som heter fördröjning, använd den, så att e-post skickas under arbetstid, om du har svårt att hålla dig borta från arbete under ledig tid. Jag vet, jag har själv gjort det och lärt mig min läxa. Det är viktigt att vara en god förebild och leva som man lär!
   
10. Under din fritid, tanka energi som du mår bra av. Vi vet att träning får oss att må bra och nu vet vi dessutom att vår hjärna mår toppen av konditionsträning. Så mitt tips till dig är att träna något som du tycker är roligt, tre gånger i veckan. Varför inte dans, det mår hjärnan gott av, det kan jag och forskning intyga. Det räcker också med raska promenader. Ät bra och hälsosam mat, ja allt detta vet du redan, så omsätt i praktiken.

Inget av ovan är särskilt svårt, eller hur? Det handlar om att bestämma sig och att göra det till en del av sin vardag. Ta ett viktigt beslut och börja idag och ta gärna det beslutet tillsammans på arbetsplatsen. Börja med en aktivitet och fyll på med en till när den första är implementerad. Håll i och håll ut, det tar tid att förändra vanor. Följ upp, stötta och peppa varandra och fira framgångar varje gång ni lyckas. Jag lovar att ni kommer att må mycket bättre. Var hjärnsmart, helt enkelt!