Tips! Att ge och ta emot feedback
Jag har träffat ett flertal medarbetare och chefer som under många år fått viss positiv feedback, ingen alls eller aldrig fått konstruktiv feedback, trots att det hade varit nödvändigt och aktuellt. Resultatet av bristande återkoppling är att medarbetare undanhålls möjligheter och den vägledning som de behöver för att utvecklas i sitt uppdrag. Det är ett enormt resursslöseri. Anledningen till det är att många chefer är otränade på att ge positiv feedback och få av dem vågar ge konstruktiv feedback.
Syftet med feedback är att öka insikten i hur vi upplever
varandra. På så sätt hjälper vi varandra att fungera bättre och att utvecklas. Genom
att ge feedback, oavsett vilken, visar vi att vi tror på personen och dennes
potential och utvecklingsmöjligheter i sitt uppdrag. Det är poängen!
Att ge feedback
1. Förbered den feedback du vill ge, genom nedan:
- Fundera över ditt syfte med feedbacken?
- Feedback ska handla om det mottagaren kan förändra, alltså beteenden
- Den ska vara specifik. Beskriv beteenden som du sett eller hört. Undvik att värdera!
- Beskriv dina reaktioner på den andras beteende
- Den ska ges i rätt tid och så nära aktuell handling som möjligt. Undvik att vänta!
- Kom ihåg att du ska tala för dig och i "jag-form". Låt andra tala för sig.
- Rikta feedback direkt till en person eller grupp. Undvik att gå omvägar.
- Den får inte innehålla något hot i någon form
- Ge lagom mycket feedback
2. Nu är du förbered och redo. Börja med att fråga
om du får ge feedback
3. Ge feedback
4. Efter att du gett feedback, ge mottagaren
utrymme att reagera samt fundera på det som sagts. Detta gäller särskilt vid konstruktiv
feedback. Förvänta dig inte att mottagaren förändrar sitt beteende för att du
gett feedback. Det är ett beslut som mottagaren äger, när och om denne bedömer
att det är aktuellt.
5. Mottagaren måste få möjlighet att kontrollera
den feedback som getts med andra.
6. Följ upp efter en tid och stäm av hur mottagaren mår samt hanterat den feedback som getts. Detta gäller speciellt vid konstruktiv feedback.
Att ta emot feedback
Det kan vara lika svårt att ta emot feedback som att ge den. Vi kan till exempel rodna och negligera vår egen betydelse, särskilt vid positiv feedback. Även här kan vi vara otränade. Negativ feedback, även om den ges på ett konstruktivt sätt, utlöser vanligtvis ett behov av att förklara och försvara sig, i och med att vår egen uppfattning ofta skiljer sig från betraktarens. Vår hjärna arbetar ständigt med att skydda oss från hotfulla situationer, utifrån ett enda syfte, att överleva. När negativ feedback ges aktiveras därmed våra försvarsmekanismer, som skydd. Här kommer några tips på hur du kan undvika eller komma förbi dessa, i syfte att ge dig själv möjlighet till utveckling:
- Lyssna aktivt till den feedback som du får. Genom det visar du att den är välkommen trots att det kan vara obekvämt. Du visar även att du respekterar hur den andra känner inför dina beteenden.
- Undvik att gå i försvar! Super svårt, jag vet, försök ändå att hålla i dig och din reaktion. När du går i försvar slutar den som vill ge dig feedback att ge dig den. Om feedbacken väcker starka känslor hos dig. Be att få återkomma till den som gett dig feedback. Genom det skapar du utrymme för dina tankar, känslor och reflektioner. Att gå in i en diskussion när du är i affekt leder sällan till något konstruktivt.
- Ta med dig feedbacken och "sug på karamellen en stund". Undvik att spotta ut den för snabbt, även om den inledningsvis smakar illa. Behåll den i munnen tills du har koll på vilka känslor och tankar som väcks hos dig samt vad det betyder. När reaktionen lugnat sig och du kan betrakta feedbacken mer klarsynt, reflektera, gör en bedömning och besluta om en förändring är aktuell eller ej. Avgör även om karamellen ska spottas ut eller om du sväljer den. Min erfarenhet är att det ofta ligger något bra i den feedback som väckt mina reaktioner, även om det inledningsvis kan kännas jobbigt.
- När du är redo, ha dialog om feedbacken och det du kommit fram till, med den som gett dig den. Avsätt tid för det. Extra viktigt om det finns behov av mer information.
- Tacka för den feedback du fått!
Genom kontinuerlig feedback ger vi varandra möjligheten att utvecklas och bli ändå bättre på det vi gör. En vinna - vinna situation för alla parter. För att inte tala om den glädje och positiva energi som skapas när beröm och positiv feedback ges. Träning ger färdighet och ju mer du tränar på att ge och ta emot feedback, ju mer vältränad blir du. Stort lycka till!