Tips på tydlig och effektfull årsplanering

Snart är det dags för nästa år att inta scenen. Så min fråga till dig som är chef, har du planerat år 2019? Om svaret är ja, så kan du stämma av din planering utifrån nedan tips. Om svaret är nej, så är det dags att göra den nu. Här kommer några konkreta tips.

1. Blicka tillbaka över aktuellt år och tidigare år. Utgå från följande frågor och våga vara kritisk:

• Hur och på vilket sätt vill och behöver du utöva ditt ledarskap och hur ska styrning och ledning ske i verksamheten? Vilka ledarskapsbeteenden och nyckelbeteenden behöver du och ni göra mer och mindre av för att nå de mål som finns?
  
• Vilka möten behövs under kommande år exempelvis utifrån aktuella mål i verksamheten?
• Vilken typ av möte är aktuellt?
• Finns det andra möten som du behöver synka dina möten till, vilka är dessa och hur vill du att det ska synka med varandra och varför?
• Finns det möten som kan genomföras på annan nivå än din, vilka och kan du delegera dem till någon annan?
• Hur ofta ska olika möten hållas och vad är skälet till vald frekvens?
• Hur långa möten behövs och vilka dagar och tider fungerar bäst för verksamheten?
• Vad ska mötena innehålla och vad är syftet med mötet? Vad vill du få ut av varje möte?
• Vem/vilka ska delta på mötena och varför? Ska de delta hela mötet eller delar av mötet?
• Vart ska olika möten hållas och på vilket sätt?
• Finns det möten som inte längre behövs eller som inte fyller någon funktion utifrån de mål som är aktuella i verksamheten?
• Finns det möten som borde ha ägt rum i mer ordnad form, vilka och vilken form är aktuellt?

2. Utifrån ovan analys planera in de möten eller aktiviteter som du beslutat behövs under året. Planera in dem i en årsplanering så att du får en tydlig helhetsbild. Jag föreslår att följande möten planeras in:

• Enskilda möten med dina medarbetare, en gång i månaden, där uppföljning utifrån deras uppdrag, ert samarbete och feedback är i huvudfokus. Du kan med fördel följa upp deras utvecklingsplan fyra gånger per år och vid fyra av dessa tillfällen. Syftet är att fånga upp, se och bekräfta dina medarbetare kontinuerligt. Genom det får du även ett bra underlag till löne- och utvecklingssamtalet.
• Ledningsgruppsmöten med dina underställda chefer (om du leder chefer), en gång varannan vecka med huvudfokus på helheten, uppföljning, resultat och andra aktiviteter som leder verksamheten framåt och mot måluppfyllelse.
• APT med dina medarbetare, samma frekvens och fokus som ovan.
• Samverkansmöten med berörda fackliga parter en gång i månaden, med fokus på aktuella gemensamma frågor, information och förhandling. (Om du har ansvar för det)
• Samverkansmöten med andra viktiga aktörer i de fall där gemensamma mål och intressen finns och där ni behöver varandra för att lyckas. Frekvensen styrs av var ni befinner er i processen. Eventuellt behövs även operativa arbetsgrupper, beroende på uppdragets karaktär och omfattning. Viktigt med tydligt syfte, uppdrag och tidsaspekt i dessa grupper.
• Avsluta alla möten som inte fyller någon funktion för dig eller verksamheten. Din och andras tid behövs säkerligen till andra uppdrag. 

3. När du planerat in de möten och aktiviteter som behövs, stäm av planeringen med dina berörda medarbetare och samarbetspartners så att de ges möjlighet att komma med synpunkter samt får ta del av dina tankar kring året. Våga tänka högt tillsammans och justera planeringen vid behov. Var tydlig med vilka forum som är aktuella för vilka frågor, så att frågor diskuteras i rätt forum.

4. Lägg in planeringen i Outlook och knyt berörda deltagare till respektive möte, så att de kan se när, var, vem och vad som är aktuellt i sin kalender. Tänk på att alla planerar sina agendor och ju tidigare du är med din, desto större tillgänglighet finns i andras kalendrar. Ju senare, ja då kommer du ha en utmaning i att hitta tillgängliga tider.

5. För återkommande möten gör en stående dagordning som syns i Outlook eller i andra system som ni använder. Var tydlig med vilka punkter på dagordningen som är beslutspunkter, diskussion, uppföljning, information samt vilka punkter de ska förbereda innan mötet. Bifoga material som deltagarna behöver innan mötet. Var också tydlig med vem som är ansvarig för dagordningens olika punkter. Mötesdeltagarna har ansvar att förbereda sig inför dina möten och du ska ge dem förutsättningar för det. Genom det får ni effektfulla möten. Var noga med minnesanteckningar/protokoll. Håll dem korta och kärnfulla.

6. Ta fram en mall med ett antal uppföljningsområden inför de enskilda samtalen du ska ha med dina medarbetare. Välj ut de viktigaste områdena och välj bort alla andra. Alternativt dela upp områden på olika tillfällen. Utgå med fördel från er värdegrund, lönekriterier och mål i uppdragen. Gå igenom mallen tillsammans med dina medarbetare innan du har ditt första samtal och berätta om syftet, dina förväntningar och krav inför samtalen. Båda parter förbereder sig inför dessa samtal.

7. Avsätt tid i din kalender för administration, planering, förberedelser och reflektion. Du kan med fördel avsätta tid för förberedelser och efterarbete i direkt anslutning till möten. Att ha möte med sig själv i ledarskapet är helt nödvändigt för att lyckas.

8. Skapa inte fler möten än ni behöver, våga istället ta bort möten. Gör möten effektfulla, hjärnsmarta och så korta som möjligt. Framförallt förbered er inför möten och skapa tid för efterarbete. Att komma oförberedd till ett möte ger inga god effekter eller resultat.

9. Under långa möten, planera in regelbundna pauser efter varje timma. Ta en kort promenad i korridoren eller utomhus. Det bidrar till att ni orkar hålla er koncentrerade och skärpta under hela mötet. Extra viktigt när ni ska ta viktiga beslut, hitta kreativa lösningar och hålla god ton under mötet.

10. Om du var sent ute med din planering i år föreslår jag att du inför år 2020 gör din planering inför kommande år redan i augusti - september 2019 för att skapa goda förutsättningar och framförhållning för dina underställda chefer och medarbetare. De i sin tur ges bättre möjligheter att planera sin verksamhet. Tillsammans säkerställer ni att kommunikation och andra viktiga områden synkas över året så att hela verksamheten går i takt.

11. Utvärdera varje möte så att du som chef får återkoppling på det som fungerar och det som kan göras ändå bättre.

Stort lycka till med ett nytt spännande effektfullt år med goda resultat och måluppfyllelse!