Tretton tips till utvecklingssamtal som ger resultat

Under min tid som chef har jag alltid tyckt extra mycket om utvecklings- och uppföljningssamtal. För mig har det varit lika viktigt att träffa medarbetarna enskilt som i grupp. Min erfarenhet är att det händer något magiskt i dessa möten. Visst det upptar en stor del av ens tid men för mig som ledare har det varit värt varenda minut. Här kommer några tips på hur du kan genomföra samtalen och hur du kan arbeta kontinuerligt under året med dina medarbetare. Arbetssättet fungerar, jag lovar, efter många års utövande vet jag att det leder till utveckling och resultat.

Tretton tips:

1. Delge dina medarbetare/chefer om att det är dags för utvecklingssamtal under en arbetsplatsträff eller ledningsmöte, gärna en månad innan ni sätter igång med samtalen. Berätta om hur samtalet kommer att gå till, under vilken period som samtalen ska genomföras, hur de ska förbereda sig samt vilka förväntningar och krav du har i övrigt. Våga vara tydlig. Det är ett viktigt samtal. Berätta även att din närvaro kommer att prioriteras till samtalen vilket innebär att din tillgänglighet är begränsad.
2. Skicka ut samtalsmallen med frågor i god tid innan, så att medarbetarna ges rätt förutsättningar att förbereda sig. Uppmuntra dem till att fylla i svaren i mallen, gärna med konkreta exempel. Be dem även gå igenom föregående samtal och utvecklingsplan. Om du eller ni saknar en mall rekommenderar jag er att ta fram en, för att skapa goda förutsättningar för samtalet där ni samtidigt visar vad som är i fokus. Viktigt att mallen dansar väl med era mål, uppdrag, prioriterade områden och värderingar.
3. Avsätt tillräckligt med tid för varje medarbetare. Kom ihåg att ni ska undvika att springa igenom samtalet. Jag rekommenderar mellan två till tre timmar.
   
4. Avsätt tid att förbereda dig inför varje samtal. Blicka bakåt genom att gå igenom föregående samtal, utvecklingsplan och andra händelser och beteenden som du notera fram till nuläget. Blicka även framåt utifrån de mål som är aktuella för verksamheten. Gör egna anteckningar kring varje medarbetare. Ställ in fokus på beteenden och konkreta exempel som du har uppmärksammat och som behövs och som du förväntar dig framöver. Boka även in en kortare tid innan och efter varje samtal så att du kan ställa om fokus till mötet samt göra noteringar efteråt. Viktigt att du förberett dig väl, annars ökar risken för att du skickar ut andra signaler.
5. Nu är det dags för samtalet. Börja med att gå igenom hur ert samtal och möte kommer att gå till, så att ni har samsyn i det. Ja, det är viktigt att det upprepas. Jag rekommenderar er att därefter inleda samtalet under walk and talk utomhus, där ni går igenom alla frågor och svar i samtalsmallen, som ni har med er. Ni kan med fördel även gå igenom föregående års utvecklingsplan. Låt medarbetaren berätta, lyssna och ställ öppna följdfrågor. Var nyfiken. Kom ihåg att det är medarbetarens samtal, inte ditt. Jag skulle uppskatta att en timmes promenad kan räcka till att gå igenom alla frågor.
6. Efter promenaden återvänder ni till ett rum inomhus, välj gärna ett neutralt rum, om möjligt. Ta en kort paus för att hänga av er ytterkläder, ta en kopp kaffe och besöka toaletten, innan ni sätter er ner för att summerar och sammanfatta samtalet hittills. Sammanfattningen visar att du har hört och lyssnat till medarbetarens upplevelser och beskrivningar. Checka av att du uppfattat det som medarbetaren menat. Ett viktigt moment i ert samtal. Det kan du även göra efter varje fråga under promenaden.
7. Nu är det dags att titta på samt uppdatera utvecklingsplanen. Gör en summering av förra årets utvecklingsplan och resultat och ta därefter fram mål som är aktuella i år samt prata om varför dessa mål är viktiga. Målen ska krokas ihop med verksamhetens mål. Ta även fram aktiviteter eller hur målen ska uppnås, vem som är ansvarig, när det ska vara uppnått och hur ofta samt när ni ska följa upp utvecklingsplanen. Nu är det extra viktigt att ni har fokus på beteenden. Vad ska medarbetaren göra mer av, mindre av, börja eller sluta med för att lyckas? I många fall läggs mycket fokus på vilka utbildningar eller kurser en medarbetare ska gå. Det är kanske det enklast att prata om. Jag föreslår att ni enbart utgår från det i de fall medarbetaren saknar kompetens inom något område. Lägg istället mer fokus på hur medarbetaren utför sina uppgifter idag och hur det kan förbättras och utvecklas, utifrån den kompetens de har. Det är också kompetensutveckling och kanske det som är mest utmanande. Om en utbildning är aktuell, lägg då till i utvecklingsplanen hur medarbetaren ska omsätta den nya kunskapen i praktiken.
8. Skicka utvecklingsplanen som ni kommit överens om till medarbetaren, gör det gärna vid sittande bord. Be hen läsa igenom den i lugn och ro och därefter återkomma med synpunkter och reflektioner. Viktigt att medarbetaren är nöjd med planen och känner att det är hens plan. Den ska vara realistisk samt innehålla tillräckligt med utmaningar. Kom ihåg att det inte är mängden som räknas utan kvalitén på innehållet. När medarbetaren godkänt planen, då är det den som gäller. Nu har ni en karta och en kompass för årets utvecklingsresa, på individnivå.
9. Innan samtalet avslutas, utvärdera hur samtalet varit. Genom det ges både du och medarbetaren möjlighet att utveckla ditt ledarskap och samtalen, så att de blir så bra som möjligt.
   
10. Om du vill att utvecklingsplanen ska bli ett dött material och mer fungerar som ett alibi för dig som chef och att du utfört medarbetarsamtal, så kan du stanna här.
11. Om du vill att dina medarbetare och din verksamhet ska utvecklas och nå era mål, då ska du fortsätta läsandet och följa instruktionerna i bloggen. Det är nu det viktigaste och avgörande momenten ska genomföras. Det är också det som avgör om ni står kvar på ruta ett eller går från ett nuläget till ett nyläge.
12. Boka in kontinuerliga tider för uppföljning där utvecklingsplanen är en viktig del. Jag rekommenderar en gång i månaden för att innehållet ska vara levande. Uppdatera utvecklingsplanen i takt med att mål och aktiviteter uppnåtts eller vid andra förändringar. Lägg till nya mål när det behövs. Du som chef ges goda möjligheter till att ge kontinuerlig feedback till dina medarbetare. Inte enbart en gång per år utan löpande. Det i sin tur ger dig bättre underlag för lönesättning i slutändan, samtidigt som dina medarbetare vet och kan känna sig trygga med att du sett och noterat deras prestationer under hela året. Det ni vill se mer av förstärker ni med konkret och positiv feedback. Extra viktigt i situationer där ni arbetar med förändring och utveckling. Annars ökar risken för att era medarbetare gör som de alltid har gjort, istället för att utföra uppgifter på det sätt som behövs för att uppnå andra resultat.
13. När dina medarbetare lyckas, fira och boosta dem ordentligt. Både i det lilla och i det stora. Kom ihåg: Det ni följer upp och uppmärksammar växer!!
    

Jag önskar er många givande samtal som successivt leder till utveckling, måluppfyllelse och hållbara resultat.